1. Los expedientes electronicos de funcionarios y empleados publicos se utilizan para reemplazar los expedientes de papel.
De acuerdo con los apartados 1 y 2 del articulo 20 del Decreto 27/2026/ND-CP, los componentes de los expedientes electronicos almacenados en la Base de Datos Nacional sobre cuadros, funcionarios publicos y empleados publicos tienen el valor de reemplazar los expedientes en papel en la gestion de cuadros, funcionarios publicos y empleados publicos de acuerdo con las disposiciones de la ley y la autoridad de la agencia relacionada.
En caso de que surjan requisitos profesionales que requieran el uso de expedientes en papel, las agencias de gestion o las agencias y unidades que utilizan funcionarios, empleados publicos y empleados publicos pueden explotar los expedientes electronicos de la Base de Datos Nacional para convertirlos en papel para el trabajo.
La conversion de expedientes electronicos a papel debe cumplir con las disposiciones de la ley sobre transacciones electronicas. En este caso, los funcionarios, empleados publicos y empleados no tienen que preparar los componentes de los expedientes que ya estan en los expedientes electronicos.
2. Gestion de funcionarios y empleados publicos mediante la Base de Datos Nacional
De acuerdo con el apartado 1 del articulo 3 y el articulo 4 del Decreto 27/2026/ND-CP, la Base de Datos Nacional sobre funcionarios, empleados publicos y empleados publicos es una base de datos comun nacional, que se almacena de forma centralizada, conectada y sincronizada con los sistemas de informacion de gestion de funcionarios y empleados publicos en todo el sistema de agencias estatales desde el nivel central hasta el nivel comunal.
Esta base de datos sirve directamente al trabajo de gestion estatal, planificacion de politicas, liderazgo, direccion, operacion y resolucion de procedimientos administrativos relacionados con funcionarios, empleados publicos y empleados.
3. Acordar utilizar el numero de identificacion personal como codigo de expediente para funcionarios y empleados publicos.
Un punto fundamental de cambio a partir del 1 de julio de 2026 es el uso unificado del numero de identificacion personal como codigo de identificacion de expedientes electronicos de funcionarios, empleados publicos y empleados. Esta regulacion se establece directamente en el apartado 3 del articulo 16 del Decreto 27/2026/ND-CP.
En consecuencia, cada funcionario, empleado publico y empleado solo tiene un unico expediente electronico, que esta vinculado a un codigo de identificacion unificado que es el numero de identificacion personal y se utiliza a lo largo de todo el proceso de gestion, busqueda, explotacion y uso de expedientes en el entorno electronico.
4. Responsabilidad por crear y actualizar los expedientes electronicos a tiempo.
El Decreto 27/2026/ND-CP especifica claramente las responsabilidades y plazos para la creacion y actualizacion de expedientes electronicos. Segun el apartado 2 del articulo 18, dentro de los 3 dias posteriores a la fecha de anuncio o emision de la decision de eleccion, contratacion, nombramiento y recepcion, la autoridad competente debe completar la creacion de expedientes electronicos para funcionarios, empleados publicos y empleados publicos.
Despues de que se creen los expedientes electronicos, los funcionarios, empleados publicos y empleados publicos son responsables de declarar completamente la informacion dentro de los 3 dias habiles y son responsables ante la ley por la veracidad y precision de la informacion declarada...
5. Datos de funcionarios y empleados publicos gestionados de forma centralizada y sincronizada a nivel nacional
De acuerdo con el Articulo 5 del Decreto 27/2026/ND-CP, la Base de Datos Nacional sobre funcionarios, empleados publicos y funcionarios incluye todos los grupos de datos, desde informacion de identificacion, relaciones familiares, historia personal hasta informacion de reclutamiento, nombramiento, puestos de trabajo, salarios, evaluacion, recompensas, disciplina, activos, ingresos y salud.
Los datos se recopilan de diversas fuentes, incluida la informacion proporcionada por funcionarios y empleados publicos; datos de las actividades profesionales de gestion de las agencias; datos de los sistemas de informacion relacionados y conectados, sincronizados con la Base de Datos Nacional sobre Poblacion y otras bases de datos.
6. Derechos y obligaciones de los funcionarios y empleados publicos con respecto a los datos personales
A partir del 1 de julio de 2026, los funcionarios, empleados publicos y empleados publicos tienen derecho a consultar y extraer sus expedientes electronicos; se les proporciona informacion sobre el proceso de trabajo, la evolucion salarial, los resultados de la evaluacion, las recompensas, la disciplina y se les notifica los hitos importantes como el aumento salarial, el final del plazo de nombramiento, la actualizacion de los expedientes electronicos de acuerdo con el apartado 2 del articulo 15 del Decreto 27/2026/ND-CP.
Paralelamente a los derechos, los funcionarios, empleados publicos y funcionarios tienen la obligacion de actualizar completamente y oportunamente la informacion que surja y ser responsables ante la ley de la veracidad y precision de los datos declarados y actualizados en el expediente electronico de acuerdo con los puntos a y e del apartado 2 del articulo 19.
