Desde la invitación hasta un código de identificación
A partir de agosto de 2026, al asistir a algunas conferencias, reuniones o programas organizados por el Sindicato del barrio de Hòa Khánh, ciudad de Đà Nẵng, los delegados se familiarizarán gradualmente con una nueva forma: en lugar de recibir invitaciones, confirmar a través de muchos canales y luego firmar la lista de asistencia, pueden realizar estas operaciones en teléfonos inteligentes. Es parte del modelo piloto "Código de identificación de eventos y Sistema de gestión de conferencias electrónicas sindicales" que acaba de ser implementado por el Sindicato del barrio de Hòa Khánh.
En consecuencia, cada conferencia, reunión, programa o evento recibirá un código de identificación separado del Sindicato del barrio de Hòa Khánh. Este código está integrado con el código QR y se convierte en la "llave" para conectar toda la información del evento, desde la invitación, la confirmación de delegados, el registro hasta la síntesis y el almacenamiento de datos.
Al recibir el código, los delegados utilizan sus teléfonos para escanear el código QR para ver la información sobre la hora, el lugar, el contenido del programa y confirmar la asistencia. En caso de no asistir, los delegados pueden anunciar el motivo o enviar a alguien para que lo reemplace. Al asistir al evento, la inscripción también se realiza electrónicamente.
Lo que buscamos es digitalizar todo el proceso de organización de un evento, desde la formación del plan, la publicación de información de invitación, la confirmación de delegados, la lista hasta la síntesis y el almacenamiento de datos. Según nuestra investigación, este es el primer modelo implementado en la organización sindical de todo el país; incluso a nivel de gobierno local, actualmente no existe un modelo similar", dijo el Sr. Tra Thanh Quang, presidente del Sindicato del barrio de Hoa Khanh.
De la digitalización de conferencias a la gestión basada en datos
Si solo se mira la eliminación de invitaciones o la asistencia por código QR, la eficacia del modelo puede no ser realmente grande. Porque el valor a largo plazo radicará en los datos formados después de cada evento.
Cuando se organizan docenas o cientos de eventos, estos expedientes formarán gradualmente un almacén de datos sobre las actividades sindicales. A partir de ahí, los funcionarios pueden consultar qué actividades ha participado una unidad, cuál es el nivel de participación; recopilar estadísticas sobre cuántos tipos de actividades se organizan; rastrear el historial de la organización de eventos y explotar datos para servir al trabajo de dirección y gestión. Y este es el notable paso de la "digitalización de documentos" a la "gestión por datos".
Según el Sr. Tra Thanh Quang, el Sindicato de la comuna de Hoa Khanh implementa un modelo piloto de agosto a diciembre de 2026 para conferencias, reuniones, capacitación, diálogos, programas y actividades organizadas por el Sindicato de la comuna. Durante este proceso, se recibirán las respuestas de los usuarios para ajustar y completar el sistema. A partir de 2027, sobre la base de los resultados del piloto, el Sindicato de la comuna investigará la implementación oficial, y al mismo tiempo integrará gradualmente el sistema con otros componentes del "Sindicato Digital - Miembro Digital", con el objetivo de formar un entorno de gestión de actividades sindicales unificado en la plataforma digital.
El Sr. Tra Thanh Quang cree que la tecnología solo tiene realmente sentido cuando los usuarios la encuentran conveniente y el trabajo se reduce. Por lo tanto, el sistema está diseñado en una dirección simple, se puede operar rápidamente en un teléfono inteligente y no requiere que los funcionarios sindicales de base tengan conocimientos especializados en tecnología.
Determinamos que la transformación digital no es para tener una aplicación adicional o un logro tecnológico. El objetivo final sigue siendo reducir el trabajo administrativo para los funcionarios, gestionar mejor con datos y dedicar más tiempo a las bases, los miembros del sindicato y los trabajadores", dijo el Sr. Quang.
