Después de abolir gradualmente el impuesto fijo, los hogares empresariales pasaron a declarar impuestos de acuerdo con los ingresos reales y utilizar facturas electrónicas para todas las transacciones de venta y prestación de servicios. En este contexto, la obligación de almacenar y proporcionar facturas electrónicas cuando las agencias funcionales inspeccionan se convierte en un requisito obligatorio, pero es una etapa en la que muchos hogares empresariales todavía están confundidos.
No son pocos los casos en los que las facturas se han hecho válidas, pero cuando se solicita la inspección, los hogares de negocios no pueden presentar facturas electrónicas debido a la pérdida de datos, errores de software, cambios de equipos o no saber cómo recuperarlas. Este error puede llevar a sanciones administrativas, aunque no se produzca evasión fiscal.
¿Cómo se sanciona no poder proporcionar facturas electrónicas?
Según el Decreto 125/2020/ND-CP, modificado y complementado por el Decreto 310/2025/ND-CP, el acto de no poder proporcionar facturas electrónicas cuando la autoridad competente lo solicita es una violación administrativa en el campo de los impuestos y las facturas.
Los hogares empresariales pueden ser multados con entre 5 y 10 millones de VND en los siguientes casos:
- No poder almacenar facturas electrónicas de acuerdo con las regulaciones;
- No presentar o no poder proporcionar facturas electrónicas durante el proceso de inspección y examen;
- Datos de facturas perdidos, defectuosos sin medidas de recuperación o copia de seguridad.
Esta multa se aplica independientemente de si la factura se ha emitido o no. En otras palabras, si se ha emitido una factura pero no se puede proporcionar durante la inspección, todavía se sanciona.
Distinguir entre no tener factura y no poder proporcionar factura
Es necesario distinguir claramente dos situaciones que a menudo se confunden en la práctica:
En el caso de no emitir facturas cuando surjan transacciones, los hogares empresariales pueden ser sancionados a un nivel mucho más alto, incluso hasta decenas de millones de VND dependiendo del número de facturas infractoras.
Mientras tanto, en el caso de que se hayan emitido facturas válidas pero no se puedan proporcionar durante la inspección, la multa es menor, oscilando entre 5 y 10 millones de VND, pero sigue siendo un riesgo significativo para los pequeños negocios.
Esta distinción es muy importante, porque muchos hogares piensan que "después de emitir facturas, no pasa nada", mientras que la obligación de almacenar y proporcionar facturas es una obligación legal independiente.
Cuando no se pueden presentar facturas, se considera más severamente.
Según la Ley de Administración Tributaria de 2025, la agencia de gestión puede considerar la naturaleza, el alcance y la frecuencia de las infracciones. Si la imposibilidad de proporcionar facturas solo ocurre debido a errores técnicos, pérdida de datos individuales y los hogares empresariales tienen la buena voluntad de rectificar, esto puede considerarse una circunstancia atenuante.
Por el contrario, si esta situación se repite muchas veces, se prolonga o va acompañada de una gran diferencia entre las facturas y los ingresos declarados, las agencias funcionales pueden ampliar el alcance de la inspección, lo que lleva a mayores riesgos fiscales.
Los hogares empresariales necesitan estandarizar la etapa de facturación para evitar ser multados.
Para limitar los riesgos, los hogares empresariales deben tener en cuenta tres puntos clave. Primero, elegir software de facturas electrónicas que tenga la capacidad de almacenar y acceder a datos de manera estable, evitando depender completamente de un solo dispositivo. Segundo, hacer copias de seguridad periódicas de los datos de las facturas, especialmente al cambiar teléfonos, computadoras o actualizar el software. Tercero, comprender proactivamente el proceso de acceso y proporcionar facturas electrónicas cuando se solicite la verificación.
En un entorno de gestión tributaria basado en datos, la elaboración de facturas no es suficiente. El almacenamiento correcto y la provisión oportuna son los factores que ayudan a los hogares empresariales a evitar multas innecesarias.
