En las operaciones comerciales actuales, especialmente para minoristas, F&B, moda y ventas a través de redes sociales, los clientes cambian de opinión, cancelan pedidos o solicitan reembolsos ocurren con frecuencia. Muchos casos de mercancías no entregadas, entregas insuficientes, entregas incorrectas o clientes que no reciben mercancías.
No pocos hogares de negocios creen que cuando la transacción no se completa o se ha devuelto el dinero al cliente, no es necesario preocuparse por la factura. Sin embargo, con el mecanismo de gestión tributaria basado en facturas electrónicas, la forma de manejar las facturas en estas situaciones ha sido regulada de manera bastante estricta por la ley.
¿Cuándo se cancela, cuándo se debe ajustar la factura?
De acuerdo con el Decreto 123/2020/ND-CP sobre facturas y documentos, que ha sido modificado y complementado por el Decreto 70/2025/ND-CP, el manejo de facturas cuando surgen errores o transacciones que no continúan se distingue por casos específicos.
En el caso de que la factura se haya emitido pero no se haya enviado al comprador y se descubra que la transacción no se ha producido o se ha cancelado, el vendedor puede cancelar la factura de acuerdo con el procedimiento correcto en el sistema de facturas electrónicas.
Por el contrario, si la factura se ha enviado al comprador, incluso si la mercancía no se ha entregado o la transacción se cancela posteriormente, el hogar de negocios no puede cancelar o anular la factura por su cuenta. En ese caso, el vendedor debe emitir una factura ajustada o una factura de reemplazo, dependiendo de la naturaleza del error, para reflejar la cancelación de la transacción o la devolución del dinero.
La distinción clara entre el momento en que se ha enviado la factura y el momento en que no se ha enviado la factura es un factor clave que decide la forma legal de manejarlo.
Autoborrar facturas, riesgo de ser sancionado
En realidad, muchos hogares de negocios cuando se encuentran con la situación de cancelar las facturas a menudo eliminan las facturas en el software, eliminan los archivos de almacenamiento o ignoran las transacciones porque piensan que "todo está bien si no se ha cobrado el dinero". Esta forma de hacer las cosas entraña grandes riesgos.
Según el Decreto 125/2020/ND-CP, que ha sido modificado y complementado por el Decreto 310/2025/ND-CP, el acto de procesar facturas incorrectamente, incluida la cancelación, eliminación o no ajuste arbitrario de facturas emitidas, puede ser sancionado administrativamente.
Además, si el manejo incorrecto de facturas conduce a un almacenamiento incompleto de datos de facturas, los hogares empresariales también pueden ser identificados como violando la obligación de almacenar facturas electrónicas de acuerdo con las regulaciones legales.
Devolver el dinero no significa "eliminar" las obligaciones de facturación.
Una confusión común es pensar que una vez que se ha devuelto el dinero al cliente, la factura automática ya no tiene valor. De hecho, la factura electrónica es un documento legal que refleja la transacción en el momento en que surge. La devolución del dinero es solo un paso de procesamiento posterior a la transacción, sin perder la obligación de procesar la factura de acuerdo con las regulaciones.
En caso de que todo el dinero, el hogar de negocios necesita emitir una factura ajustada a la baja o una factura de reemplazo para mostrar que la transacción ya no es válida, en lugar de omitir o eliminar la factura antigua.
El manejo correcto ayuda a garantizar que los datos de ingresos, impuestos e facturas coincidan, evitando riesgos cuando las agencias de gestión comparan el sistema.
Manejar correctamente para reducir los riesgos fiscales
Desde la perspectiva de la gestión tributaria, la devolución de dinero y la cancelación de la solicitud no son actos infractores. Los riesgos solo surgen cuando los hogares empresariales procesan facturas incorrectamente o permiten que los datos de la factura no reflejen la realidad de la transacción.
El cumplimiento del procedimiento correcto para cancelar, ajustar o reemplazar facturas de acuerdo con el Decreto 123/2020/ND-CP (modificado y complementado) ayuda a los hogares empresariales:
- Evitar ser sancionado administrativamente por facturas;
- Evitar que se registren ingresos en el período incorrecto;
- Reduce el riesgo de cobro retroactivo o pago tardío de impuestos.
En el contexto de la gestión tributaria basada en datos electrónicos, las facturas no solo deben elaborarse correctamente, sino que también deben procesarse correctamente cuando surjan fluctuaciones. Para los hogares empresariales, comprender claramente las regulaciones sobre cancelación de facturas, reembolso y procesamiento de facturas es un factor importante para operar de manera estable y limitar los riesgos legales.
