Después de cambiar al uso de facturas electrónicas, no pocos hogares de negocios creen que solo necesitan preparar y enviar facturas a los clientes para cumplir con sus obligaciones. El almacenamiento de datos de facturas a menudo se subestima, especialmente para los hogares pequeños, que no tienen contadores especializados y operan principalmente en teléfonos o computadoras personales.
De hecho, según las regulaciones legales sobre impuestos e facturas, la elaboración de nuevas facturas es solo una parte de la obligación. Las facturas electrónicas también deben almacenarse de manera completa, segura y recuperable durante todo el período legal. La pérdida de datos debido al cambio de dispositivos, errores de software o no copias de seguridad no genera el derecho a la "exención" de esta obligación.
De acuerdo con las regulaciones de la Ley de Administración Tributaria y los documentos de orientación, las facturas electrónicas deben almacenarse durante un mínimo de 10 años, garantizando la integridad de los datos y la capacidad de recuperación cuando lo solicite la autoridad competente.
Esto significa que los hogares empresariales no solo necesitan guardar el formulario que muestra la factura, sino que también deben asegurarse de que los datos no se eliminen, pierdan o no puedan ser recuperados durante todo el tiempo de almacenamiento. Guardar facturas solo en un dispositivo personal, no hacer copias de seguridad o no utilizar un sistema de almacenamiento estable plantea riesgos de violación.
Multa por no almacenar suficientes facturas según las regulaciones.
Según el Decreto 125/2020/ND-CP, modificado y complementado por el Decreto 310/2025/ND-CP, el acto de no almacenar, almacenar incompletamente o perder datos de facturas electrónicas puede ser sancionado administrativamente.
Específicamente, los hogares empresariales pueden ser:
- Multa de 8 a 15 millones de VND si se pierden, se incendian o se dañan facturas electrónicas debido a que no se cumplen las condiciones de almacenamiento según las regulaciones;
- Multa de 5 a 10 millones de VND si no se pueden proporcionar facturas electrónicas cuando la autoridad competente solicita la inspección.
Esta multa se aplica incluso si el hogar de negocios no tiene actos de evasión fiscal y no surge el impuesto a recaudar retroactivamente.
La pérdida de datos de facturas es lo mismo que no facturar.
Legalmente, es necesario distinguir claramente entre no emitir facturas y haberlas emitido pero no poder almacenarlas. No emitir facturas es una violación de la obligación de registrar los ingresos, tiene un marco de sanciones más alto y está directamente relacionado con el riesgo de evasión fiscal.
Mientras tanto, la pérdida de datos o la falta de garantía del almacenamiento de facturas es una violación de las obligaciones de gestión y preservación de los expedientes fiscales. Aunque no cambie el importe del impuesto a pagar, este acto sigue siendo sancionado por interrumpir la capacidad de inspección y comparación de datos de la agencia de gestión.
¿Cuándo se considera reducir la responsabilidad?
La Ley de Administración Tributaria permite considerar situaciones de fuerza mayor como desastres naturales, incendios, incidentes técnicos generalizados que afecten al sistema de almacenamiento. Sin embargo, si el hogar de negocios no tiene medidas de copia de seguridad, no firma contratos de almacenamiento con el proveedor de servicios de facturas electrónicas o pierde datos debido a factores subjetivos, la sanción aún tiene fundamento.
En realidad, muchos casos de pérdida de datos surgen del cambio de teléfono, el reemplazo de computadora o la eliminación de aplicaciones sin hacer una copia de seguridad, estas razones no se consideran fuerza mayor.
Estándarizar el almacenamiento para evitar riesgos de penalización
Para limitar el riesgo de ser sancionado, los hogares empresariales deben revisar todo el proceso de almacenamiento de facturas electrónicas. La selección de proveedores con sistemas de almacenamiento centralizados, copias de seguridad automáticas y capacidad de acceso estable es un factor importante. Al mismo tiempo, es necesario revisar periódicamente los datos de las facturas, especialmente después de cambiar el dispositivo o actualizar el software.
