Según la Sra. Vu Thi Binh, directora de Binh Vu Enterprise Management Consulting and Training Co., Ltd., durante su trabajo, a menudo se enfrenta a siete riesgos relacionados con el efectivo y los depósitos bancarios de las empresas, especialmente las pequeñas y medianas empresas.
Efectivo virtual
Los libros registran que las empresas tienen mucho efectivo, pero en realidad no hay ni queda muy poco.
Esta situación puede deberse a que las empresas reconocen haber aportado capital en efectivo para que coincida con el capital social registrado. Además, hay partidas que las empresas han gastado pero no registradas en los libros debido a la falta de expedientes, documentos o partidas de gasto sensibles. Incluso, hay casos en los que se han distribuido dividendos pero no se han registrado para evitar el pago del impuesto sobre la renta personal.
La Sra. Binh cree que cuando una empresa necesita pedir un préstamo bancario pero todavía tiene mucho dinero en los libros, la empresa puede correr el riesgo de no registrar los costos de intereses correspondientes.
En cuanto al manejo, para la contribución de capital virtual, las empresas pueden realizar los trámites para reducir el capital social, y luego reducir el fondo de efectivo correspondiente.
Para las partidas que ya se han gastado, la Sra. recomienda que todavía se registren para que la cantidad de dinero en los libros coincida con la realidad. Las partidas de gasto que no cumplan con las condiciones para ser deducidas al calcular el impuesto sobre la renta de las empresas se eliminan al liquidar impuestos, en el indicador B4.
El efectivo está negativo en los libros.
La Sra. Binh explicó que, en realidad, el fondo no puede ser negativo porque cuando se acaba el dinero, ya no hay dinero para gastar. Sin embargo, esta situación aún puede ocurrir en los libros de contabilidad.
La razón es que las empresas no monitorean el fondo de efectivo regularmente o los dueños de negocios recaudan y gastan por sí mismos, confundiendo el dinero personal y el dinero empresarial. Hay casos en los que los dueños de negocios gastan por sí mismos desde cuentas personales pero no pueden rastrear la parte correspondiente en los libros de contabilidad.
La solución es separar la cuenta personal del director de la cuenta de la empresa, y al mismo tiempo registrar los libros de contabilidad de forma continua. Cuando el fondo esté a punto de agotarse, si hay préstamos, es necesario preparar los expedientes y documentos correspondientes; si se aporta capital adicional, se llevarán a cabo los trámites para aumentar el capital social.
Los dueños de negocios utilizan cuentas personales para ingresos y gastos.
Esta es una situación que la Sra. Binh suele encontrar, especialmente en las pequeñas y medianas empresas.
Los gastos de cuentas personales pueden generar riesgos para el fondo de efectivo como en el caso anterior. Con los ingresos, hay casos en los que el dinero de las ventas y la prestación de servicios se transfiere a cuentas personales en lugar de cuentas de empresa.
La Sra. Binh señaló que si estos ingresos se mantienen fuera de los libros de contabilidad de la empresa, cuando la autoridad fiscal inspecciona la cuenta personal del propietario de la empresa, puede surgir el riesgo de ser considerado por evasión fiscal.
Recomendó separar las cuentas personales de las cuentas de las empresas y aclarar los expedientes y documentos de los ingresos y gastos.
No tomar extractos bancarios completos, libros complementarios bancarios
En relación con el efectivo y los depósitos bancarios, hay casos en los que los contables no toman extractos bancarios completos ni libros complementarios bancarios. La falta de seguimiento y comparación puede hacer que los datos en los libros se desvíen de la cantidad real de dinero en el banco.
Según la Sra. Binh, este es un problema técnico de contabilidad. La forma de manejarlo es recopilar extractos bancarios completos, libros auxiliares bancarios y compararlos periódicamente.
No se puede determinar el contenido de la transacción de transferencia de dinero.
Por ejemplo, una empresa vendedora no emite facturas, pero los clientes aún transfieren dinero a la cuenta de la empresa. O hay una transacción de transferencia incorrecta y la empresa no puede identificar al remitente.
En realidad, estas cantidades de dinero pueden estar colgadas en los libros, y no se ha determinado cómo manejarlas.
Para limitar esta situación, la Sra. Binh recomienda emitir facturas completas al vender bienes y prestar servicios, y luego compararlas con el dinero transferido. Las empresas también deben controlar detalladamente las cuentas bancarias para manejar oportunamente las transacciones inusuales.
Transferencia de dinero de ida y vuelta entre cuentas de empresa y cuentas personales, generalmente cuentas del director
Según la Sra. Binh, cuando la empresa carece de flujo de caja o cuando la empresa tiene dinero sobrante, algunas pequeñas y medianas empresas a menudo transfieren dinero de un lado a otro entre las dos cuentas del director y la cuenta de la empresa porque creen que sigue siendo dinero del propietario de la empresa. Sin embargo, es necesario distinguir entre personas jurídicas y físicas, separando la cuenta de la empresa de la cuenta del director.
La Sra. Binh también mencionó el caso de una empresa que establece un contrato para pedir dinero prestado al director con una tasa de interés del 0%. Según ella, la autoridad fiscal ha emitido un documento oficial que establece que pedir dinero prestado al director con una tasa de interés del 0% es una transacción inusual y la autoridad fiscal tiene derecho a fijar impuestos.
Por lo tanto, cuando hay préstamos, las empresas deben completar los expedientes, documentos, garantizar los intereses del préstamo y los términos del contrato de acuerdo con las regulaciones. También mencionó que cuando hay una escasez de flujo de efectivo, las empresas deben llevar a cabo los procedimientos para aumentar el capital social de acuerdo con las regulaciones.
Hay una cuenta bancaria pero no se refleja en los libros.
La Sra. Binh dijo que se había encontrado con este caso en la práctica. La causa podría ser un error del contador o que la empresa haya dejado proactivamente la cuenta fuera de los libros. Ambos casos hacen que los datos sean poco claros y poco transparentes. Si se deja deliberadamente fuera de los libros, la empresa también puede enfrentar riesgos legales.
