Huella digital" de cada misión
Anteriormente, para saber a qué departamento se transfirió un documento o hasta dónde se estaba tramitando una tarea, los funcionarios de las agencias del Partido de Thai Nguyen tenían que buscar los expedientes, revisar los libros o hablar directamente con el responsable. Este proceso no solo llevaba tiempo buscar, sino que también hacía que la comprensión del progreso dependiera en gran medida de los informes y el proceso de síntesis manual.
En el Comité del Partido de la comuna de Sảng Mộc, una zona montañosa a 60 km del centro de Thái Nguyên, el cambio más claro después de utilizar el sistema operativo operativo es que los funcionarios ya no necesitan rastrear expedientes en papel para encontrar un documento. El proceso de recepción, clasificación, transferencia, procesamiento y consulta se lleva a cabo en el sistema; también se registra la información sobre el responsable y el estado del trabajo.
Se puede saber dónde está el documento, quién lo está procesando, cuál es el progreso; el liderazgo también es más conveniente para monitorear, dirigir e instar", compartió el camarada Hoang Anh Duc, secretario del Comité del Partido de la comuna de Sang Moc.
A nivel provincial, el Sistema de Operaciones Operativas se ha implementado en 92/92 unidades en las agencias del Partido, formando gradualmente un entorno de trabajo electrónico relativamente sincrónico. Más de 921.000 documentos entrantes y 106.000 documentos salientes se han procesado en el sistema, creando un flujo de información digital desde el nivel provincial hasta la base.
Detrás de estos números están los datos formados en cada operación de trabajo. El sistema puede registrar el momento en que se recibe el documento, la unidad transferida para su procesamiento, el responsable y el estado de ejecución. Los "rastros" que se guardan en el entorno digital ayudan a que el proceso de ejecución sea transparente, creando así una base para rastrear el progreso y determinar la responsabilidad de cada tarea.
Sin embargo, el proceso de recepción de un nuevo documento refleja los primeros pasos del proceso de transformación digital. Después de ser recibido, también se puede presentar una directiva para su discusión, proponer soluciones y monitorear hasta su finalización. Para que el trabajo de transformación digital del Partido sea práctico y entre en funcionamiento, los datos deben conectarse de forma continua.
Convertir datos en capacidad operativa
Según un informe del Comité Popular Provincial de Thai Nguyen, Viettel está apoyando la implementación de cuatro grupos de aplicaciones en las agencias del Partido, incluido el Sistema de Documentos Electrónicos - Operación de Operaciones, sala de reuniones sin papel eCabinet, sistema para monitorear la implementación de directivas, resoluciones y conclusiones del Comité Central y Manual Electrónico de Miembros del Partido.
Cada plataforma apoya un paso en el proceso de procesamiento del trabajo. El sistema operativo registra la recepción, asignación y procesamiento de documentos. eCabinet apoya la preparación de documentos, la organización de reuniones, la solicitud de opiniones y el mantenimiento de conclusiones. Después de la reunión, el sistema de seguimiento de resoluciones continúa registrando la unidad a cargo, el plazo y el progreso de la implementación de tareas. Mientras tanto, el Manual Electrónico de Miembros del Partido proporciona resoluciones, directivas y documentos oficiales a cada miembro del partido, ayudándoles a buscar e investigar de forma proactiva antes y después de las reuniones.
En Thai Nguyen, eCabinet actualmente atiende alrededor de 300 reuniones por semana. Se estima que la preparación y publicación de documentos electrónicos ayuda a ahorrar alrededor de 14,400 horas de trabajo y 1,3 mil millones de VND en costos de impresión cada año. Al mismo tiempo, los documentos, opiniones y conclusiones de las reuniones se guardan, creando datos para el proceso de entrega y seguimiento del trabajo posterior.
Según la Oficina del Comité Provincial del Partido de Thai Nguyen, los datos del Sistema de Operaciones y las plataformas especializadas han ayudado inicialmente al organismo asesor a sintetizar más rápidamente la situación del procesamiento de documentos y el progreso de la implementación de tareas. Cada información que antes requería que la base informara y sintetizara manualmente ahora se puede extraer directamente del sistema.
Estos resultados muestran que se han formado "huellas digitales" en muchas etapas, creando una base para mejorar la eficiencia del seguimiento y la gestión del trabajo. Sin embargo, para que los datos formen una cadena continua, las plataformas deben sincronizarse de acuerdo con los procesos profesionales.
En ese caso, el valor de la digitalización no se detiene solo en el tiempo en que se envía el documento. El comité del partido tiene más base para saber qué tareas han sido asignadas a la dirección, qué unidad está a cargo y hasta dónde se ha actualizado el progreso.
El problema no es solo de una provincia.
El vacío entre la transferencia de documentos y el seguimiento de los resultados no solo aparece en Thai Nguyen. A nivel nacional, una directiva puede pasar por muchos niveles antes de convertirse en una tarea en la base. Si los datos no están interconectados, el seguimiento y la comprensión del progreso de la implementación enfrentarán muchas limitaciones.
Thai Nguyen es uno de los cuatro Comités del Partido seleccionados para probar el Manual Electrónico de Miembros del Partido para uso común de todo el Partido. La plataforma fue construida por la Oficina Central del Partido, el Comité Central de Organización en coordinación con Viettel y luego se expandió a nivel nacional.
El teniente coronel Vu Hong Quan, director de Viettel Thai Nguyen, dijo que la siguiente etapa no consiste en agregar software individual, sino en garantizar que todo el sistema funcione sin problemas.
Viettel seguirá centrándose en tres capas, que incluyen una infraestructura de conexión estable, plataformas y datos interconectados, junto con actividades para apoyar a los usuarios hasta la base. El objetivo es que una tarea, aunque pase por muchos niveles, siga hasta el resultado final, ayudando al comité del partido a identificar los cuellos de botella y dirigir a tiempo, independientemente de la distancia geográfica", compartió el Sr. Quân.
La historia de Thai Nguyen abre el problema a escala nacional de la conexión unificada de datos desde el nivel central hasta el nivel de base. Solo cuando el flujo de datos se opere sin problemas, la transformación digital puede convertirse en parte de la capacidad de liderazgo y gestión.
