Entre ellos, las regulaciones sobre la actualización de expedientes electrónicos de funcionarios, empleados públicos y empleados se basan en el Artículo 19.
Artículo 19. Actualización de expedientes electrónicos de funcionarios, empleados públicos y empleados públicos
1. Declaración electrónica inicial de expedientes:
Después de que se crea un expediente electrónico, dentro de los 3 días hábiles, los funcionarios, empleados públicos y empleados públicos (CBCCVC) son responsables de declarar completamente la información y los datos en el expediente electrónico y son responsables ante la ley de la veracidad y precisión de los datos declarados.
2. Actualización de registros electrónicos durante el trabajo y el servicio:
a) Los CBCCVC son responsables de actualizar periódicamente la información y los datos personales cuando surjan cambios en los expedientes electrónicos y son responsables ante la ley de la veracidad y precisión de la información y los datos actualizados;
b) La agencia que utiliza CBCCVC es responsable de actualizar periódicamente la información y los datos de CBCCVC generados por las operaciones de gestión de CBCCVC en los registros electrónicos y sincronizarlos con la Base de Datos Nacional sobre CBCCVC en un plazo no superior a 3 días hábiles a partir de la recepción de la información;
c) Para los datos relacionados con CBCCVC generados del sistema de información de gestión CBCCVC, los datos deben actualizarse en el expediente electrónico y sincronizarse con la Base de Datos Nacional sobre CBCCVC a más tardar 1 día después de que se complete el proceso de procesamiento profesional;
d) Para los datos relacionados con CBCCVC generados por las operaciones de gestión de otras agencias y organizaciones, la agencia gestora de la Base de Datos Nacional sobre CBCCVC en coordinación con la agencia gestora de la base de datos, el sistema de información que contiene estos datos periódicamente cada semana implementa la sincronización de datos para recopilar, cotejar y actualizar en los registros electrónicos de CBCCVC. En caso de que las bases de datos, los sistemas de información no estén formados o no cumplan con los requisitos de conexión, CBCCVC o la agencia que utiliza CBCCVC implementa la actualización de datos directamente en los registros electrónicos de CBCCVC;
đ) Información y datos actualizados por CBCCVC, agencias que utilizan CBCCVC de acuerdo con las regulaciones en los Puntos a, b y d de este Apartado estipulados en el Apéndice adjunto a este Decreto;
e) CBCCVC, la agencia que utiliza CBCCVC es responsable de actualizar completamente y de manera veraz la información y los datos de acuerdo con las regulaciones de este Artículo y es responsable ante la ley de la veracidad y precisión de los datos actualizados.
3. Aprobación de expedientes electrónicos:
a) La agencia de gestión y la agencia que utiliza a los CBCCVC o la agencia, unidad asignada o autorizada son responsables de verificar y autenticar la información y los datos actualizados por los CBCCVC para garantizar la integridad, validez y uniformidad de la información y los datos y aprobar mediante la firma digital con una firma digital especializada para el servicio público en un plazo no superior a 2 días hábiles a partir del momento en que se reciba la notificación de que los CBCCVC actualizan el expediente en el sistema;
b) Después de la aprobación, la información y los datos se actualizan a los expedientes electrónicos y se sincronizan con la Base de Datos Nacional sobre CBCCVC.
4. Los expedientes electrónicos de CBCCVC cuando hay cambios deben registrarse en el sistema para la actualización, incluyendo al menos información sobre la organización o individuo que realiza la actualización, el tiempo de actualización y el contenido del cambio, para servir al trabajo de búsqueda, inspección, supervisión y gestión de expedientes electrónicos. Al mismo tiempo, debe haber una forma de notificación conveniente y oportuna para CBCCVC sobre los cambios en los expedientes electrónicos de CBCCVC.
