¿Que es la factura de entrada y por que es importante?
La factura de entrada es un documento elaborado y registrado por el vendedor de bienes y el proveedor de servicios para la transaccion de compra del hogar de negocios. La factura muestra informacion completa sobre el vendedor, el comprador, los bienes, los servicios, la cantidad, el precio unitario, la cantidad total, el momento de la transaccion... Esta es una base importante para demostrar el origen legal de los bienes, y al mismo tiempo servir al trabajo de gestion financiera, declaracion y calculo de impuestos.
Para los hogares empresariales individuales, aunque no tienen una organizacion contable tan compleja como las empresas, las facturas de entrada siguen desempeñando un papel clave.
Tener facturas de entrada ayuda a los hogares empresariales a protegerse cuando hay disputas, inspecciones e inspecciones, y tambien es un "escudo" legal cuando las agencias funcionales controlan el mercado, luchan contra el contrabando, el fraude comercial y la evasion fiscal.
Segun las regulaciones legales vigentes, los hogares empresariales al comprar bienes y servicios para actividades de produccion y negocios deben tener, en principio, documentos legales para probar el origen. La factura de entrada es la forma mas comun y segura.
No tener facturas significa que los hogares empresariales se ponen en una situacion de riesgo cuando se les inspecciona el origen de los bienes.
Proceso de recepcion y gestion de facturas de entrada
Para limitar los riesgos, los hogares empresariales deben tomar la iniciativa de llevar a cabo todos los pasos al recibir las facturas de entrada. En primer lugar, es necesario acordar claramente con el proveedor la emision de facturas desde el momento de la transaccion, asegurando que los hogares empresariales tengan un codigo fiscal para registrar en la factura.
Al recibir la factura, es necesario verificar cuidadosamente la informacion obligatoria: Nombre, direccion, codigo fiscal del vendedor y del comprador; nombre de bienes y servicios; cantidad, precio unitario, cantidad total; fecha de emision de la factura; numero de factura; firma, sello segun las regulaciones. Los pequeños errores en la factura tambien pueden hacer que la factura no sea valida cuando las agencias funcionales la inspeccionan.
Despues de la recepcion, las facturas deben registrarse, rastrearse y almacenarse cuidadosamente. Las facturas en papel deben conservarse de forma segura y ordenada cientificamente; las facturas electronicas deben almacenarse en sistemas o dispositivos que garanticen la trazabilidad cuando sea necesario. Esta es la base para declarar impuestos (si estan sujetos a declaracion), y al mismo tiempo demostrar los costos y el origen de los bienes durante todo el proceso de negocio.
Riesgos legales si no hay facturas de entrada
La mayor consecuencia de no tener facturas de entrada es no poder probar el origen y la procedencia de los bienes. Segun el Articulo 17 del Decreto 98/2020/ND-CP, modificado y complementado por el Decreto 24/2025/ND-CP y el Decreto 96/2023/ND-CP, el acto de comerciar con bienes de origen y procedencia poco claros puede ser severamente castigado, dependiendo del valor de los bienes infractores.
Los bienes con un valor inferior a 1 millon de VND pueden ser advertidos o multados con entre 300.000 y 500.000 VND. La multa aumenta gradualmente segun el valor de los bienes, desde unos pocos millones de VND hasta 10-20 millones de VND. En particular, para los bienes infractores con un valor de 100 millones de VND o mas, la multa puede ascender a 40-50 millones de VND, sin contar las medidas de sancion adicionales como la confiscacion de pruebas materiales.
Este es un riesgo muy grande para los pequeños hogares empresariales, porque con solo una inspeccion de mercado, todo el lote de mercancias sin facturas puede considerarse de origen desconocido, lo que provoca graves perdidas financieras.
Por lo tanto, en el contexto de una gestion tributaria y de mercado cada vez mas estricta, "ahorrar" sin cobrar facturas de entrada puede tener un precio muy alto. Los hogares empresariales deben cambiar sus habitos, solicitar activamente facturas al comprar bienes, elegir proveedores de confianza y transparentes.
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