De acuerdo con el documento oficial sobre la resolución de políticas para funcionarios de liderazgo, gestión y personal de apoyo educativo en las instituciones educativas; la corrección, gestión y entrega de expedientes y documentos de archivo al organizar las instituciones educativas, el Ministerio del Interior reserva una parte de las directrices sobre la corrección, gestión y entrega de expedientes y documentos de archivo al organizar las instituciones educativas.
En consecuencia, todos los expedientes y documentos formados en el proceso de operación de las instituciones educativas (antes de la reorganización) deben ser contabilizados y entregados en su estado original a la nueva institución educativa o a la agencia u organización superior directamente superior.
Los documentos de cualquier institución educativa deben gestionarse de acuerdo con el archivo de esa institución educativa, garantizando el principio de centralización, sin dispersar el archivo. Para los trabajos que no se hayan resuelto, la antigua institución educativa debe entregar todos los expedientes y documentos a la nueva institución educativa o a la agencia u organización superior directamente para continuar la gestión.
El Ministerio del Interior también señaló que las instituciones educativas y los particulares no deben ocupar ni destruir ilegalmente documentos; no deben dañar ni perder documentos, y deben garantizar la seguridad de los documentos durante todo el proceso de entrega, gestión y uso.
Para los documentos en papel y otros documentos sobre objetos que transportan información, la institución educativa (antes de la organización) es responsable de recopilar estadísticas, clasificar, empaquetar, sellar y confirmar el volumen total de expedientes y documentos, incluidos los expedientes de funcionarios y empleados públicos, los documentos financieros, los activos, los expedientes profesionales de enseñanza y aprendizaje para entregarlos a la unidad receptora y de gestión.
Para los documentos digitales y las bases de datos en el sistema de gestión y operación de documentos, el Ministerio del Interior requiere que las instituciones educativas (antes de la reorganización) coordinen con la unidad de gestión y operación del sistema para determinar completamente el alcance de los expedientes, documentos digitales y datos; realizar copias de seguridad, extracciones y preservación de datos para servir a la entrega.
Los expedientes y documentos digitales deben entregarse junto con datos descriptivos, información de gestión e información necesaria para garantizar la capacidad de acceso, gestión, explotación y uso.
La entrega e integración de datos debe garantizar la integridad, la integridad y la autenticación a la cuenta de la nueva institución educativa, asegurando así que el proceso de recepción y procesamiento del trabajo sea continuo y no interrumpido.
En particular, para los expedientes académicos digitales, los expedientes de los estudiantes, los datos de admisión, los datos de acreditación de la calidad educativa, la base de datos del sector educativo y los sistemas de información especializados, la entrega debe garantizarse de forma completa, precisa, continua, sincronizada y sin interrumpir la explotación y el uso.
La entrega y recepción de expedientes y documentos debe registrarse en un acta, acompañada de una lista detallada de expedientes y documentos. El acta debe indicar claramente el nombre de la fuente o bloque de documentos, el tiempo de los documentos, el número de expedientes, volúmenes, cajas, paquetes, paquetes, cajas, capacidades de datos, estado del procesamiento profesional y tener firmas y sellos completos de los representantes de la parte que entrega y la parte que recibe.
