No pocos hogares de negocios creen que solo necesita haber preparado y enviado facturas a los clientes para cumplir con sus obligaciones. Sin embargo, según las regulaciones actuales, las facturas electrónicas deben almacenarse durante un mínimo de 10 años y garantizar la capacidad de recuperación cuando las autoridades competentes lo soliciten.
Cuando los datos de las facturas ya no son recuperables, los hogares empresariales pueden ser identificados como que violan las regulaciones sobre el almacenamiento y la conservación de facturas electrónicas, incluso si no surgen actos de evasión fiscal.
Multa de 8 a 15 millones de VND si se pierden los datos de la factura
Según el Decreto 125/2020/ND-CP, modificado y complementado por el Decreto 310/2025/ND-CP, los actos de violación de las regulaciones sobre el almacenamiento y conservación de facturas electrónicas pueden ser sancionados:
- Multa de 8 a 15 millones de VND si se pierden, se incendian o se dañan facturas electrónicas sin garantizar el almacenamiento de acuerdo con las regulaciones.
- En caso de que no se pueda proporcionar una factura electrónica cuando la autoridad competente solicite la inspección, también puede ser multado con entre 5 y 10 millones de VND, dependiendo de la naturaleza del acto.
- Las regulaciones requieren que las facturas electrónicas se almacenen durante un mínimo de 10 años y garanticen la capacidad de recuperación cuando sea necesario.
Distinguir la pérdida de datos y no facturar
Para los hogares empresariales, no emitir facturas y perder datos de facturas son dos actos de naturaleza legal diferente. Los hogares empresariales deben distinguir claramente:
- No emitir facturas cuando surge una transacción es otro acto, con una multa mucho mayor.
- Haber emitido una factura pero perder datos o no almacenarlos de acuerdo con las regulaciones es una violación del almacenamiento, con una multa de 8 a 15 millones de VND.
Aunque no surjan actos de fraude fiscal, la ausencia de datos de facturas todavía se considera que no se cumple plenamente la obligación de almacenamiento de acuerdo con las regulaciones.
La Ley de Administración Tributaria de 2025 permite considerar factores como incidentes técnicos o situaciones de fuerza mayor al aplicar sanciones. Sin embargo, si el hogar de negocios no realiza copias de seguridad, no garantiza un sistema de almacenamiento estable o pierde datos debido a factores subjetivos, la sanción tiene una base legal clara.
Los hogares empresariales necesitan estandarizar el almacenamiento de facturas electrónicas.
Para limitar el riesgo de sanciones, los hogares empresariales deben revisar proactivamente la forma en que se almacenan y gestionan los datos de las facturas electrónicas. En primer lugar, se debe elegir un proveedor de servicios con un sistema de almacenamiento centralizado, capacidad de copia de seguridad automática y garantía de acceso estable a los datos. Almacenar facturas solo en un dispositivo personal, como un teléfono o una computadora individual, entraña muchos riesgos cuando se cambia el dispositivo o ocurre un problema técnico.
Además, los hogares empresariales deben hacer copias de seguridad periódicas de los datos y verificar la capacidad de recuperación de facturas, especialmente después de actualizar el software o cambiar el sistema. En las condiciones permitidas, el almacenamiento paralelo en la plataforma en la nube o el sistema de servidores del proveedor ayudará a reducir significativamente el riesgo de pérdida de datos.
En el contexto de la gestión tributaria basada en datos electrónicos, las facturas no solo deben elaborarse correctamente, sino que también deben almacenarse de manera correcta y completa. La multa que puede ascender a 15 millones de VND muestra que la obligación de gestionar los datos de las facturas se ha convertido en un requisito legal obligatorio, ya no es un problema técnico opcional.
